"Für so einen Quatsch habe ich keine Zeit - ich bin Autoverkäufer"
So oder so ähnlich sind die Reaktionen, wenn ich im Dunstkreis von Autohäusern über das Thema Zeitmanagement spreche.
Dennoch ist es sowohl für den persönlichen Erfolg, als auch für die eigene Ausgeglichenheit - beruflich wie privat - mitunter wichtig, sich mit dem Thema Zeitmanagement zu beschäftigen.
Für mich selber kam diese Erkenntnis bereits mit Mitte zwanzig bei einem regulären Hausarzttermin. Diagnose: Bluthochdruck.
Die daraufhin verordneten Langzeitblutdruckmessungen zeigten schnell, dass auch in richtigen Ruhephasen - also abends gemütlich beim Kochen mit Freunden oder sogar im Schlaf - ein Bludruck selten unter 150/95 und ein Puls von immer über 80 nicht gesund sein kann.
Neben medikamentöser Behandlung und mehr sportlicher Aktivität habe ich angefangen, meine Woche - als B2B-Verkäufer im Außendienst - zu strukturieren, um nicht permanent dem "Feuer" ausgesetzt zu sein.
Aber wie genau strukturiere ich die Woche in einem Job, der täglich neue Herausforderungen mit sich bringt?
Vorweg: Es gibt nicht den einen Königsweg! Betrachte mal nur uns beide: Zwei verschiedene Charaktere, zwei verschiedene Ansichten, zwei verschiedene Ideen... und so weiter.
Also lade ich dich hiermit ein, mich bei meinem (Königs-) Weg zu begleiten!
Tanke Gedanken
Damit Zeitmanagement wirklich funktioniert und vor allem die geplanten Resultate erzielt, muss es gelebt werden.
Erst wenn die eigene Motivation oder - wie bei mir - der Leidensdruck groß genug ist, gelingt dir der vollumfängliche Bezug zu diesem Thema. Dann nimmst du dir wiederkehrend Zeit für dich und deinen persönlichen Erfolg. Am Anfang reicht es, wenn du dir Gedanken über dich, deine Marktbegleiter, bisherige Leistungen, vergangene Misserfolge, neue Impulse und Möglichkeiten zur Steigerung des jetzigen Erfolgs machst. Allein die Tatsache, dass du dich damit regelmäßig beschäftigst, ist ein riesen Erfolg! Denn damit liegst du schon weit vor deinen Mitstreitern. Neben der Reflektion beruflicher Herausforderungen, war für mich auch der Punkt "neue Impulse" sehr wichtig. Zu dieser Zeit bin ich auf GEDANKENtanken (gegründet von Dr. Stefan Frädrich) gestoßen - eine großartige Plattform, die Fachleuten und Speakern eine Bühne bietet. In kurzen Youtube-Videos erhältst du hier so viel Input und neue Ideen, wie in manchen Enzyklopädien nicht!
Schaffe Struktur
Es ist relativ leicht, grundsätzliche Aufgaben und wiederkehrende Prozesse mit einer sehr klaren Struktur in die eigene Arbeitswoche zu integrieren - auch als Autoverkäufer. Dafür musst du sie aber benennen und ihnen ein zeitliches Fenster einplanen können. Zu Beginn half mir ein Maßnahmenplan in dem ich den Stunden, Tagen, Wochen, Monaten, Quartalen und Halbjahren alle Aufgaben des täglichen Geschäfts zuordnete. Von Akquisitionsplanung, Terminvereinbarungen und Administration über Rücksprache mit Kollegen oder Kooperationspartnern und Seminaren bis hin zu Auslieferung und Nachkontakt kommt da alles rein. Je genauer die einzelnen Aufgaben definiert sind, umso besser und effektiver lässt sich der Plan erstellen. Klar gibt es Outlook-Kalender oder Aufgaben-Übersichten im Verkäuferarbeitsplatz, aber bisher ist mir nichts annähernd so Gutes und Simples untergekommen wie ein gut aufgebautes Excel-Shield. Das kann man super kürzen, erweitern und kategorisieren. Zudem hast du alles auf einen Blick.
Optimiere Aufgaben
Diesen Punkt möchte ich dir gerne anhand zweier Beispiele erläutern: Zum Einen habe ich meine Emails täglich nur zwischen 08.00 Uhr und 10.00 Uhr, sowie zwischen 17.00 Uhr und 18.00 Uhr gelesen und beantwortet. Du meinst, dass klappt nicht? Probier es aus! Denn bei klarer Kommunikation gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Kunden, wirst du überrascht sein, dass in der Zeit dazwischen kaum noch Emails reinkommen - denn alle wissen irgendwann, dass diese erst abends oder gar am nächsten Morgen von dir beantwortet werden. Das spart so unglaublich viel Zeit und Nerven - du wirst es merken! Zum Anderen habe ich die Disposition jeden Montagabend um Mitteilung zu allen noch offenen Lieferterminen gebeten und diese dann - je nach Vereinbarung - dem Kunden mitgeteilt. Für mich war das Thema damit innerhalb von 30 min. erledigt. Wie ist das denn bei dir? Vermutlich wie bei mir vor der Optimierung: Kunde ruft zum unpassendsten Zeitpunkt an - Dispo ist dann nicht zu erreichen, zu Mittag oder schon im Feierabend - Information also nur schwerlich beschafft - Kunden zurückgerufen - Nicht erreicht - Nochmal probiert - Endlich erreicht - gewünschte Information weitergeleitet! Puh!
Je nach Vorlauf geht auch da eine ganze Menge Zeit und Mühe bei drauf. Daher lege ich dir sehr ans Herz, wiederkehrende Aufgaben herauszufinden, denen du klare Strukturen verpassen kannst.
Zeige Rückgrat
Innerhalb der Welt des Automobils scheint sich ein Irrglaube stärker zu halten, als alles andere: Verkäufer meinen sie wären "Bittsteller" - gegenüber Kunden, Kollegen, Vorgesetzten und überhaupt eigentlich jedem. Dass das aber in Summe ein Teufelskreis ist, brauch ich nicht wirklich erwähnen oder?
Im Zuge der eigenen Strukturierung macht es immer Sinn, die auferlegten Aufgaben zu hinterfragen! Nicht nur aufgrund der oft sehr erfolgsorientierten und damit sehr einseitigen Bezahlung, sondern auch aufgrund des persönlichen Erfolges im Allgemeinen. Wenn du deine Zeit damit verbringst, Kennzeichen abzuschrauben, Werkstattaufträge zu schreiben oder gar selber auf der Zulassungsstelle rumzuhocken, wirst du sicher nie ein erfolgreicher Verkäufer. Dessen Aufgabe ist es nämlich Autos zu verkaufen! Nicht weniger - aber - garantiert auch nicht mehr. Je höher der prozentuale Anteil der Provision an deinem Gehalt ist, desto mehr solltest du dir darüber klar werden. Ich gebe zu, in meinem Fall waren es unzählige Gespräche bei der Verkaufsleitung, Geschäftsführung und dem Inhaber, bis sich annährend etwas verändert hat. Damals war ich noch sehr jung und habe mein Verhalten diesbezüglich oft hinterfragt. Denn wer möchte schon - Erfolg hin oder her - als junger Revoluzzer abgestempelt werden? Heute habe ich dazu eine ganz klare Haltung: Leistung kostet Geld! Wer mehr oder etwas andere Leistung von dir erwartet, wird es bezahlen müssen. Das hört sich hart an? Ist es auch! Dreh den Spieß doch einmal um. Was erhältst du denn von deinem Autohaus bei Urlaubs-, Roll- oder Krankentagen zusätzlich? Wenn du nicht gerade in der Niederlassung eines Autokonzerns arbeitest und von den jahrzehntelangen Erfolgen des Gesamtbetriebsrates profitierst, sehen die zusätzlichen Leistungen und Absicherungen eher mau aus oder? Die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist ein Verhältnis auf Augenhöhe und keine Einbahnstraße!
Natürlich gab es auch Dinge, die ich nicht geändert bekam oder bei dessen Ansprache ich auf sehr hohen Widerstand gestoßen bin. Rückblickend kann ich sagen, dass mich jedes Gespräch - und sei es noch so herausfordernd gewesen - beruflich wie privat in meiner Persönlichkeit gestärkt hat.
Als ich damit angefangen habe Gedanken zu tanken, Strukturen zu schaffen, Aufgaben zu optimieren und Rückgrat zu beweisen wurde ich nicht nur viel gelassener, sondern vor allem eins: erfolgreicher!
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